Laiko švaistymas: kaip įvertinti, kiek laiko prarandate per savaitę

Savaitė praėjo, o svarbiausi darbai – nepadaryti

Penktadienio vakaras. Dirbote visą savaitę, net vakarais, bet tai, ką norėjote nuveikti, liko nepadaryta. Kur dingo laikas? Sunku pasakyti, nes jis dingo po 5–10 minučių: skambutis, žinutė, dokumento paieška, tas pats klausimas trečią kartą.

Taip jaučiasi grožio salono savininkė, kuri tarp klienčių atsakinėja į žinutes. Statybų įmonės vadovas, vakarais rašantis sąmatas. Internetinės parduotuvės savininkas, ranka perrašinėjantis užsakymus. Autoserviso meistras, kuris dešimt kartų per dieną atsako į klausimą „ar jau paruošta?“.

Laiko švaistymas retai būna vienas didelis dalykas. Dažniausiai tai daug mažų, kurie pavieniui atrodo nekalti. Todėl įvertinti jį „iš akies“ neįmanoma – reikia vienos savaitės užrašų.

Kiek kainuoja laiko švaistymas

Tarkime, savaitę užsirašinėjote ir pamatėte štai ką (skaičiai pavyzdiniai):

Jei jūsų valandos kaina – 30 €, tai 285 € per savaitę arba apie 1 230 € per mėnesį (skaičiuojant 4,3 savaitės). Jei valandos kainos dar neskaičiavote, greitas orientyras – kiek uždirbtumėte, jei tą valandą dirbtumėte klientui (tiksliai ją apskaičiuosite pagal straipsnį apie paslaugos savikainą).

Ne kiekviena iš tų valandų prarandama visiškai. Bet net jei susigrąžintumėte pusę, tai beveik penkios valandos per savaitę – daugiau nei pusė darbo dienos.

Jei turite darbuotojų, skaičiuokite ir jų laiką. Tarkime, du darbuotojai kasdien po pusvalandį ieško įrankių, dokumentų ar laukia nurodymų. Tai 5 val. per savaitę, o esant 15 € valandos kainai – 75 € kas savaitę, už kuriuos niekas nieko negauna.

Kaip įvertinti laiko švaistymą: 7 žingsniai

1. Pasirinkite įprastą savaitę. Ne atostogų ir ne pačią įtempčiausią. Reikia savaitės, kuri atspindi jūsų įprastą darbą.
2. Užsirašykite kaskart, kai keičiate veiklą. Popieriaus lapas, sąsiuvinis ar telefono užrašai: laikas, ką darėte, kiek truko. Užtenka žodžio ar dviejų. Svarbu rašyti iškart, nes vakare prisiminsite tik didelius dalykus.
3. Užrašykite ir pertraukimus. Skambutis vidury darbo, žinutė, darbuotojo klausimas. Pertraukimas kainuoja daugiau nei pats skambutis: reikia laiko vėl įsitraukti į tai, ką darėte.
4. Savaitės pabaigoje sugrupuokite įrašus. Pavyzdžiui: darbas klientams, bendravimas su klientais, popieriai ir sąskaitos, paieška, kelionės, pertraukimai, perdarymas. Užtenka 6–8 kategorijų.
5. Prie kiekvienos kategorijos paklauskite: ar už tai kas nors moka? Darbas klientui – taip. Ieškojimas, kur padėjote čekį, – ne. Taip pamatysite, kurios valandos kuria pinigus, o kurios tik užima laiką.
6. Išrinkite tris didžiausius laiko vagis. Ne dešimt – tris. Tuos, kurie užima daugiausia valandų ir kartojasi kiekvieną savaitę.
7. Kiekvienam vagiui pasirinkite vieną veiksmą. Atsisakyti (ar tikrai to reikia?), sumažinti (pavyzdžiui, skambučius priimti tik tam tikru laiku), sugrupuoti (visas sąmatas – vienu metu), atiduoti kitam arba vėliau automatizuoti. Kaip atiduoti darbus kitiems, rašome straipsnyje apie darbų delegavimą, o atskirai aptarėme, kada verta automatizuoti darbus.

Po mėnesio vėl pasižymėkite vieną savaitę. Taip pamatysite, ar pokyčiai veikia.

Kaip atrodo savaitės užrašai

Užrašai nebūtinai turi būti gražūs. Štai kaip galėtų atrodyti vieno ryto įrašai:

• 8:00–8:40 – žinutės ir el. laiškai, trys klausimai apie kainą
• 8:40–9:50 – darbas klientui
• 9:50–10:05 – skambutis, klientas klausia, kada bus paruošta
• 10:05–10:20 – grįžimas prie darbo, ieškojau, kur sustojau
• 10:20–10:45 – ieškojau praėjusios savaitės sąskaitos
• 10:45–12:00 – darbas klientui

Jau iš vieno ryto matyti, kad daugiau nei pusantros valandos iš keturių nukeliavo ne darbui klientui. O per savaitę tokios minutės susideda į valandas.

Dažniausi laiko vagys skirtingose srityse

Kiekvienas verslas skirtingas, bet kai kurie laiko vagys kartojasi labai dažnai:

• Grožio paslaugos: vizitų patvirtinimai, perkėlimai ir atsakymai į žinutes tarp klienčių.
• Statybos ir remontas: sąmatos vakarais, čekiai pagal objektus, darbuotojų valandų sudėjimas mėnesio gale.
• E. prekyba: tie patys klausimai apie dydžius ir pristatymą, užsakymų perrašymas iš žinučių.
• Maitinimas: darbuotojų grafiko derinimas, užsakymai tiekėjams, likučių tikrinimas.
• Autoservisas: skambučiai „ar jau paruošta?“ ir dalių paieška.
• Nuoma: rezervacijų tikrinimas keliose vietose ir tos pačios informacijos siuntimas kiekvienam svečiui.

Jei savo sąraše atpažinote kelis iš jų, tai gera žinia: būtent tokie pasikartojantys darbai lengviausiai sutvarkomi.

Kaip išsirinkti tris didžiausius laiko vagis

Kai įrašai sugrupuoti, nesirinkite pagal tai, kas labiausiai erzina. Rinkitės pagal tris klausimus:

• Kiek valandų per savaitę tai užima? Surikiuokite kategorijas nuo didžiausios iki mažiausios. Dažnai viršuje atsiduria ne tai, ko tikėjotės.
• Ar tai kartojasi kas savaitę? Vienkartinis rūpestis, pavyzdžiui, metinė ataskaita, nėra laiko vagis. Vagis – tai, kas grįžta vėl ir vėl.
• Ar tai pertraukia pagrindinį darbą? Dešimt 5 min. pertraukimų kainuoja daugiau nei viena 50 min. užduotis, nes po kiekvieno reikia vėl įsitraukti.

Pavyzdžiui, jei atsakymai į tuos pačius klausimus užima 3 val., kartojasi kasdien ir nuolat pertraukia darbą, jie tikrai pateks į trejetuką. O 2 val. per mėnesį trunkantis sąskaitų sutikrinimas gali palaukti.

Ką galite pakeisti jau kitą savaitę

Ne viskam reikia didelių sprendimų. Keli paprasti pokyčiai, kuriuos galima pradėti iš karto:

• Tie patys klausimai. Surašykite atsakymus į penkis dažniausius klausimus ir laikykite juos po ranka – plačiau apie tai straipsnyje apie dažniausius klientų klausimus.
• Skambučiai darbo metu. Neskubius skambučius perskambinkite dviem laiko langais per dieną – kaip tai suderinti su klientais, rašome straipsnyje apie skambučius darbo metu.
• Paieška. Nuspręskite, kad dokumentai, čekiai ir kontaktai laikomi vienoje vietoje, ir paieška sutrumpės iš karto.
• Vakarų darbai. Sąmatoms ir sąskaitoms skirkite nuolatinį laiką darbo dienos metu – daugiau patarimų rasite straipsnyje apie tai, kaip vadovui susigrąžinti vakarus.

Kiekvienas iš šių pokyčių atrodo smulkus. Bet jei kiekvienas sutaupo bent po valandą per savaitę, per mėnesį tai jau apie dvi darbo dienos.

Klaidos, kurių vengti

• Pildyti užrašus vakare iš atminties. Prisiminsite didelius darbus, bet ne dvidešimt mažų pertraukimų, kurie ir yra problema.
• Bandyti išspręsti viską iš karto. Trys pokyčiai, kurie išlieka, vertingesni nei dešimt, pamirštų po savaitės.
• Pasirinkti netipišką savaitę. Jei tą savaitę sirgote, atostogavote ar buvo pats sezono įkarštis, vaizdas bus iškreiptas. Geriau užrašus pradėkite kitą, įprastą savaitę.
• Kaltinti save. Laikas dažniausiai dingsta ne dėl tingumo, o dėl tvarkos, kurios niekas nesukūrė.
• Skaičiuoti tik savo laiką. Jei turite darbuotojų, paprašykite ir jų savaitę pasižymėti – tos pačios bėdos dažnai kartojasi visoje komandoje.
• Nepaversti valandų pinigais. „Pusantros valandos per savaitę“ skamba nedaug, o „45 € kas savaitę, daugiau nei 2 000 € per metus“ – jau priežastis kažką keisti.