Laiko valdymas vadovui: kaip susigrąžinti vakarus

Diena darbe, vakaras prie popierių

Statybų įmonės vadovas visą dieną objektuose, o sąmatas klientams rašo po devintos vakaro. Grožio salono savininkė tarp klienčių nespėja atsakyti į žinutes, todėl atsakinėja lovoje. E. parduotuvės savininkė dieną dirba kitą darbą, o užsakymus pakuoja ir tvarko naktį. Kavinės savininkas po uždarymo dar valandą derina tiekėjų užsakymus ir rytojaus grafiką.

Iš pradžių atrodo, kad tai laikina: „kai bus ramiau“. Bet ramiau nebūna. Vakarai tampa nuolatine darbo dienos dalimi, o savaitgaliai – vieta, kur baigiami visi nepadaryti darbai.

Pabandykite prisiminti, kada paskutinį kartą turėjote laisvą vakarą be telefono rankoje. Jei sunku prisiminti, šis straipsnis jums.

Kaina – ne tik nuovargis. Pavargęs žmogus daro daugiau klaidų sąmatose, atsako klientams trumpiau ir piktiau, o sprendimus atidėlioja. Šeimai ir poilsiui lieka tik tai, kas lieka. Ilgainiui toks režimas vargina tiek, kad nukenčia ir pats darbas dieną.

Kiek kainuoja vakarai prie darbų

Tarkime, kiekvieną darbo dienos vakarą dirbate dvi valandas. Pavyzdinė savaitė:

Pavyzdyje tai 40 val. per mėnesį – visa papildoma darbo savaitė. Jei jūsų valanda verta 35 €, tai 1 400 € per mėnesį jūsų laiko. Tik už šį laiką niekas nemoka, o jis atimamas iš poilsio.

Svarbu ir tai, ko lentelė neparodo. Vakare parašyta sąmata dažnai išsiunčiama vėliau ir turi daugiau klaidų nei parašyta dieną. Į žinutę, išsiųstą 23 val., klientas vis tiek atsakys tik ryte. Taigi didelė dalis vakaro darbų nepagreitina nieko – jie tik nukeliami į netinkamą laiką.

Laiko valdymas vadovui: 8 žingsniai vakarams susigrąžinti

1. Pirmiausia išsiaiškinkite, kas suvalgo vakarus. Savaitę pasižymėkite, ką veikiate vakarais. Kaip tai padaryti greitai, rašome straipsnyje apie tai, kaip įvertinti, kiek laiko švaistote per savaitę.
2. Nustatykite darbo pabaigos valandą. Pavyzdžiui, 19 val. Po jos darbo žinučių neatsakote, o skubiems atvejams paliekate vieną kanalą – skambutį. Klientams tai pasakykite iš anksto – trumpu sakiniu puslapio aprašyme, el. laiško parašo eilutėje ar sąmatos apačioje, pavyzdžiui: „Į žinutes atsakau darbo dienomis 8–19 val. Parašę vėliau, atsakymą gausite kitą darbo dieną iki 10 val. Jei skubu, skambinkite.“ Kai klientas žino, kada sulauks atsakymo, jis nebelaukia jo vakare.
3. Žinutes peržiūrėkite langais. Užuot atsakinėję kas penkias minutes, pasirinkite du ar tris laikus per dieną, pavyzdžiui, 12.30 ir 16.30, kai peržiūrite visas žinutes ir laiškus iš karto. Tarp jų pranešimus nutildykite. Skubūs klausimai vis tiek pasieks jus skambučiu.
4. Popieriams skirkite laiką dienos metu. Kalendoriuje užblokuokite, pavyzdžiui, valandą kasdien 15–16 val. ar dvi popietes per savaitę. Tai toks pat susitikimas, kaip su klientu, tik su savo darbais. Popieriai, kuriems nėra laiko dieną, visada nukeliauja į vakarą.
5. Sąmatą rašykite tą pačią dieną, kai buvote objekte. Kol viską prisimenate, sąmata parašoma greičiau, o vakare nebereikia atkurti, ką matėte. Pasikartojančioms eilutėms laikykite paruoštą kainų sąrašą, kad nereikėtų jų kaskart ieškoti senose sąmatose.
6. Savaitę planuokite iš anksto. Penktadienį ar pirmadienio rytą skirkite 20 min.: kokie objektai, susitikimai, sąmatos ir mokėjimai laukia. Kai savaitė suplanuota, vakarais nebereikia galvoti, kas bus rytoj.
7. Sumažinkite tai, kas nebūtina. Ataskaitos, kurių niekas neskaito, sąmatų „gražinimas“, klientai, kurie suvalgo daug laiko, bet mažai užsako. Paklauskite savęs: kas nutiktų, jei to nedaryčiau visai? Jei atsakymas „nieko ypatingo“, tai pirmas kandidatas išbraukti iš savaitės.
8. Atiduokite, ką gali daryti kitas. Užsakymai, pakavimas, paprasti atsakymai, dalis dokumentų. Kaip tai padaryti, kad darbas negrįžtų atgal, rašome straipsnyje apie darbų delegavimą.

Nesitikėkite, kad viskas pasikeis per vieną savaitę. Pirmosiomis dienomis ranka vis tiek sieks telefono, o kai kurie klientai dar parašys vakare. Bet jei kelias savaites laikysitės ribos ir dienos laiko blokų, vakarų darbų ims mažėti, nes darbai jau turės savo vietą dienoje.

Pavyzdys: kaip gali atrodyti savaitė be vakarų darbų

Tarkime, remonto įmonės vadovas, kuris anksčiau dirbdavo kiekvieną vakarą, susidėlioja savaitę taip:

Iš pradžių atrodo, kad dienos metu tam laiko nėra. Bet kai sąmatos ir popieriai turi savo vietą kalendoriuje, klientai ir darbuotojai greitai prisitaiko. Panašų planą gali susidėlioti ir salono savininkė (popieriai – tarp klienčių ar vieną rytą per savaitę), ir kavinės vadovas (tiekėjų užsakymai – ne po uždarymo, o ramiausią popietės valandą).

Klaidos, kurių vengti

• Laukti, kol „bus ramiau“. Ramesnio laikotarpio dažniausiai nebūna, todėl tvarką verta keisti dabar, nors ir po vieną žingsnį.
• Bandyti viską pakeisti per vieną savaitę. Pradėkite nuo vieno didžiausio vakarų vagies ir tik tada imkitės kito.
• Nustatyti ribą, bet jos nesilaikyti. Jei vieną vakarą atsakote po 22 val., klientai tikėsis to ir toliau.
• Dirbti vakarais „tik su telefonu“. Penkios minutės čia, dešimt ten – ir vakaras jau prarastas, net jei kompiuterio neatsidarėte.
• Vakarus „atsiimti“ savaitgaliais. Jei vakarų darbai tiesiog persikelia į šeštadienį, laiko nesusigrąžinote, tik jį perkėlėte.
• Manyti, kad tai tik jūsų charakterio problema. Dažniausiai vakarus suvalgo ne tingumas ar neorganizuotumas, o konkretūs darbai, kurie daromi neefektyviai.