Kaip deleguoti darbus darbuotojams ir nustoti viską daryti pačiam

„Greičiau padarysiu pats“

Statybų įmonės vadovas pats užsako medžiagas, nes „kiti užsakys ne tas“. Grožio salono savininkė pati atsakinėja į visas žinutes ir pati užsako priemones. Kavinės savininkas pats derina tiekėjus ir pats dėlioja grafiką. E. parduotuvės savininkė pati pakuoja kiekvieną siuntinį, nors turi padėjėją.

Kiekvieną kartą atskirai tai tiesa: patys padarysite greičiau, nes darbą žinote geriausiai ir nereikia nieko aiškinti. Bet sudėjus visus tuos kartus išeina, kad visą savaitę darote darbus, kuriuos galėtų daryti kitas, o tam, ką galite tik jūs – naujiems klientams, kainoms, sprendimams, – laiko nebelieka.

Dažnai delegavimas nepavyksta ne dėl blogų darbuotojų. Jis nepavyksta todėl, kad darbas perduodamas pusiau: „pažiūrėk ten“, be aiškaus rezultato, termino ir ribų. Tada darbas grįžta atgal, ir savininkas dar kartą įsitikina, kad pačiam greičiau.

Gera žinia ta, kad delegavimas yra įgūdis, kurio galima išmokti, o ne charakterio savybė. Jam reikia kelių aiškių taisyklių ir šiek tiek kantrybės pirmąsias savaites.

Kiek kainuoja viską daryti pačiam

Tarkime, jūsų valanda verta 40 €, nes būtent jūs parduodate, derinate kainas ir sprendžiate. Pavyzdinė savaitė, kai darote ir tai, ką galėtų daryti kitas:

Pavyzdyje tai 44 val. per mėnesį, daugiau nei penkios darbo dienos. Skaičiuojant jūsų valandos verte – 1 760 €. Net jei pusę šių darbų atiduotumėte kitam, atsilaisvintų beveik trys dienos per mėnesį. Jei nežinote, kiek laiko jums iš tikrųjų atima kiekvienas darbas, pirmiausia įvertinkite, kiek laiko švaistote per savaitę.

Atkreipkite dėmesį ir į tai, ką atsilaisvinęs laikas leistų daryti. Vadovas, kuris nebevažinėja pasiimti medžiagų, gali apžiūrėti du naujus objektus. Salono savininkė, kuri nebeatsakinėja į kiekvieną žinutę, gali priimti daugiau klienčių. Būtent tai ir yra tikroji delegavimo nauda – ne tik sutaupytos valandos, bet ir darbai, kuriems pagaliau atsiranda laiko.

Darbų delegavimas: 8 žingsniai

1. Surašykite, ką darote per savaitę. Prie kiekvieno darbo pažymėkite: ar jis kartojasi ir ar jį galėtų padaryti kitas žmogus, galbūt pasimokęs. Ne „ar padarys taip pat gerai kaip aš“, o „ar padarys pakankamai gerai“.
2. Pirmiausia atiduokite pasikartojančius ir mažos rizikos darbus. Priemonių užsakymas, siuntinių pakavimas, atsakymai į paprastus klausimus, važinėjimai. Klaida juose nebrangi, o laiko jie atima daug. Darbus, kur klaida kainuoja brangiai, atiduokite vėliau.
3. Perduokite rezultatą, ne veiksmus. Ne „paskambink tiekėjui“, o „iki ketvirtadienio objekte turi būti visos plytelės, klijai ir glaistas pagal sąmatą“. Pasakykite, kas, iki kada ir kaip atrodo „padaryta“.
4. Nubrėžkite sprendimų ribas. Pavyzdžiui: „Užsakymus iki 300 € darai pats, didesnius – suderini su manimi“, „Klientui gali perkelti vizitą, bet nuolaidų neduodi“. Kai ribos aiškios, žmogus nebeskambina dėl kiekvienos smulkmenos.
5. Duokite užrašytą tvarką. Pasikartojančiam darbui užtenka vieno lapo su žingsniais. Kaip jį parašyti, rašome straipsnyje apie darbo instrukcijas.
6. Susitarkite dėl patikros taškų. Vietoje „kaip sekasi?“ kas valandą susitarkite iš anksto: pavyzdžiui, trumpas pokalbis penktadienį 15 min. arba žinutė, kai užsakymas pateiktas. Taip jūs būsite ramūs, o žmogus jaus, kad juo pasitikite.
7. Kai įvyksta klaida, neperimkite darbo atgal. Paaiškinkite, kas nutiko ir kaip daryti kitą kartą, o jei reikia – papildykite instrukciją. Jei po pirmos klaidos darbą pasiimate sau, žmogus išmoksta, kad stengtis neverta.
8. Atiduokite visą darbą ir pasakykite kitiems. Pasakykite tiekėjams, klientams ar kolegoms, kas dabar atsakingas. Kitaip jie ir toliau skambins jums, o jūs vėl darysite tai, ką atidavėte.

Yra ir darbų, kurių pradžioje geriau neatiduoti: kainų nustatymas, svarbiausių klientų santykiai, darbuotojų priėmimas ir sprendimai, nuo kurių priklauso didelė pinigų suma. Juos galima perduoti vėliau, kai žmogus jau įrodė, kad gerai tvarkosi su paprastesniais darbais, ir kai sprendimų ribos aiškiai užrašytos.

Pirmosios dvi ar trys savaitės paprastai būna sunkiausios: darbas daromas lėčiau, atsiranda klausimų, kyla noras viską padaryti pačiam. Tai normalu. Jei ištversite šį laiką ir nepaimsite darbo atgal, vėliau jis bus daromas be jūsų.

Pavyzdys: kaip perduoti darbą vienoje žinutėje

Tarkime, grožio salono savininkė nori, kad priemones nuo šiol užsakinėtų administratorė. Vietoje „pažiūrėk, ko trūksta“ ji parašo:

„Nuo šios savaitės priemonių užsakymai – tavo. Rezultatas: salone niekada nepritrūksta dažų, šampūnų ir vienkartinių priemonių. Kiekvieną pirmadienį iki 12 val. peržiūri lentynas ir pateiki užsakymą. Užsakymus iki 200 € darai pati, didesnius ar naujas prekes – pirma parašai man. Penktadienį 10 min. pasikalbame, kaip sekėsi. Tiekėjams jau pranešiau, kad nuo šiol bendraus su tavimi.“

Vienoje žinutėje yra viskas: kas, rezultatas, terminas, ribos, patikros laikas ir kitų informavimas. Tą patį principą galima taikyti autoservise (klientų informavimas, kada automobilis bus paruoštas), gamyboje (žaliavų užsakymas) ar e. parduotuvėje (atsakymai į klausimus apie pristatymą).

Klaidos, kurių vengti

• Atiduoti tik tai, ko patys nemėgstate. Delegavimas turi prasidėti nuo to, kas atima daugiausia laiko, o ne tik nuo nemaloniausių darbų.
• Perduoti darbą žodžiu, bėgte. „Pažiūrėk ten tą reikalą“ beveik visada baigiasi ne taip, kaip tikėjotės.
• Mikrovaldymas. Jei tikrinate kiekvieną žingsnį, sutaupyto laiko nelieka, o žmogus nustoja galvoti pats.
• Tikėtis, kad bus taip pat, kaip darote jūs. Kitas žmogus darys kitaip. Svarbu, kad rezultatas būtų toks, kokio reikia.
• Atiduoti atsakomybę, bet ne teises. Jei žmogus atsako už užsakymus, bet negali nieko užsakyti be jūsų, tai ne delegavimas.
• Neįvertinti gero darbo. Jei pastebite tik klaidas, žmogus ima vengti atsakomybės. Trumpas „ačiū, gerai sutvarkei“ padeda labiau, nei atrodo.