Verslo procesų automatizavimas: kada verta ir kada dar ne

„Gal reikėtų viską automatizuoti?“

Salono savininkė vakarais rašo klientėms patvirtinimus. Statybų įmonės vadovas savaitgaliais perrašo sąmatas. E. parduotuvės savininkas perkelia užsakymus iš žinučių į lentelę, o gamybos meistras penktadieniais suveda darbuotojų valandas. Visi jie kada nors pagalvoja: „Turi būti būdas, kad tai darytųsi savaime.“

Dažnai toks būdas yra. Tačiau jei darbas šiandien daromas kiekvieną kartą kitaip, automatizavus klaidos tiesiog kartosis greičiau. Todėl pirmas klausimas ne „kaip automatizuoti“, o „ar šį darbą apskritai verta automatizuoti ir ar jis jau sutvarkytas“.

Kiek kainuoja rankinis darbas

Naudą lengviausia pamatyti suskaičiavus. Tarkime, valandos vertė jūsų versle – 30 €. Štai keli pavyzdiniai pasikartojantys darbai:

Skaičiavimas paprastas: kartų skaičius per savaitę × minutės × 52 savaitės ÷ 60 = valandos per metus. Padauginkite iš valandos vertės. Skaičiai pavyzdiniai – įsistatykite savus.

Tada pridėkite klaidų kainą: pamirštas patvirtinimas ir tuščias langas, sąmatoje praleista eilutė, neteisingai perrašytas adresas. Jei klaida pasitaiko kartą per mėnesį ir kainuoja 100 €, tai dar 1 200 € per metus. Šią sumą palyginkite su vienkartinėmis automatizavimo išlaidomis ir priežiūros kaina. Jei investicija atsiperka per kelis mėnesius, verta rimtai svarstyti. Jei tik per kelerius metus – tai ne pirmas darbas, nuo kurio verta pradėti.

Verslo procesų automatizavimas: 5 požymiai, kad darbą verta automatizuoti

1. Darbas kartojasi dažnai ir kiekvieną kartą vienodai. Kasdieniai ar kassavaitiniai darbai – geriausi kandidatai. Kartą per metus atliekamas darbas retai atsiperka.
2. Taisyklės aiškios. Jei galite surašyti „jei nutinka tai, tada daroma tai“ ir ten nėra „priklauso nuo nuotaikos“, darbą galima perduoti kitam žmogui arba automatizuoti.
3. Klaidos kaina didelė. Kur žmogaus klaida kainuoja pinigus ar klientą (sumos, datos, kiekiai), tikslumas svarbiau už greitį.
4. Darbas atitraukia nuo pagrindinės veiklos. Jei darbas nusikelia į vakarus arba nuolat trukdo dirbti su klientais, jo kaina didesnė nei vien valandos.
5. Informacija jau yra vienoje vietoje. Kai duomenys išmėtyti po sąsiuvinius ir žinutes, pirmiausia reikia juos surinkti, ir tik tada galvoti apie kitą žingsnį.

Pavyzdys: kaip pasverti vieną darbą

Paimkime statybų įmonę iš lentelės. Sąmata šiandien ruošiama taip: vadovas iš užrašų telefone perrašo kiekius, ieško kainų senose sąmatose, viską suveda ir pataiso formą. Tai trunka apie 40 min., o per savaitę ruošiamos 5 sąmatos.

• Ar kartojasi? Taip, kas savaitę.
• Ar taisyklės aiškios? Iš dalies: kainos kas kartą ieškomos iš naujo, nes nėra vieno kainų sąrašo.
• Klaidos kaina? Didelė: praleista eilutė reiškia darbą nemokamai arba nepatogų pokalbį su klientu.
• Atima laiką? Taip, sąmatos ruošiamos vakarais.
• Informacija vienoje vietoje? Ne: užrašai telefone, kainos senose sąmatose.

Išvada: darbas vertas dėmesio, bet pirmas žingsnis – ne automatizavimas, o vienas kainų sąrašas ir vienas sąmatos šablonas. Galbūt vien tai sutrumpins darbą perpus – kaip tai padaryti, rašome straipsnyje kaip greičiau paruošti sąmatą. Tik tada verta skaičiuoti, ar likusią dalį apsimoka automatizuoti.

Ką sutvarkyti ranka, prieš automatizuojant

1. Savaitę užsirašykite, kur dingsta laikas. Be skaičių sprendžiama iš nuojautos. Kaip tai padaryti per kelias minutes per dieną, rašome straipsnyje kaip įvertinti, kiek laiko švaistote.
2. Pasirinkite vieną darbą. Tą, kuris suvalgo daugiausia valandų arba sukelia daugiausia klaidų. Ne penkis iš karto.
3. Surašykite, kaip jis daromas dabar. Žingsnis po žingsnio, kaip instrukciją naujam darbuotojui. Jei tai sunku, štai patarimai, kaip užrašyti darbo tvarką.
4. Supaprastinkite. Išbraukite žingsnius, kurie nieko neduoda: dvigubą perrašymą, nereikalingus patvirtinimus, informaciją, kurios niekas neskaito.
5. Mėnesį dirbkite pagal naują tvarką ranka. Pamatysite, ar tvarka veikia, kur ji stringa ir kiek laiko iš tikrųjų užtrunka.
6. Tik tada skaičiuokite naudą ir spręskite. Dabar jau žinote tikrus skaičius, o ne spėjimus.

Klausimai, kuriuos užduokite prieš sprendžiant

• Kas nutiks, jei šio darbo išvis nebedarysime? Kartais paaiškėja, kad darbo galima atsisakyti, ir automatizuoti nieko nereikia.
• Ar tą patį galima pasiekti paprastesne tvarka? Šablonas, kontrolinis sąrašas ar aiškus atsakingas žmogus kartais išsprendžia didžiąją dalį problemos.
• Kas pasikeis klientui? Jei klientas gaus greitesnį atsakymą ar mažiau klaidų – geras ženklas. Jei pajus, kad su juo bendrauja „mašina“, – pagalvokite dar kartą.
• Kas prižiūrės? Keičiasi kainos, darbuotojai, darbo valandos. Kažkas turi atnaujinti ir tvarką, ir tai, kas automatizuota.
• Kiek kainuos mokymasis? Pirmąsias savaites darbuotojai pratinsis prie naujos tvarkos. Įskaičiuokite tą laiką į naudos skaičiavimą.

Jei į šiuos klausimus atsakote užtikrintai, sprendimas dažniausiai jau aiškus. Jei ne – grįžkite prie rankinės tvarkos ir dar mėnesį stebėkite, kaip ji veikia.

Ko geriau neautomatizuoti

• Sudėtingų pokalbių. Skundai, kainų derybos ir jautrios situacijos reikalauja žmogaus.
• Sprendimų, kurie kaskart kitokie. Individualūs projektai, kur kiekvienas atvejis unikalus, geriau lieka žmogaus rankose.
• Retų darbų. Jei darbas užtrunka valandą per metus, automatizavimas neatsipirks.
• Proceso, kuris dar keičiasi. Pirmiausia leiskite tvarkai nusistovėti.

Klaidos, kurių vengti

• Automatizuoti chaosą. Netvarkingas procesas, kuris vyksta greičiau, lieka netvarkingas.
• Pradėti nuo visko iš karto. Vienas sutvarkytas darbas duoda daugiau nei penki pusiau padaryti.
• Neskaičiuoti. „Atrodo, užima daug laiko“ – ne skaičius. Be skaičių nežinosite, ar atsipirko.
• Nepaskirti atsakingo žmogaus. Kai kažkas nepavyksta, turi būti aišku, kas tai pastebi ir sutvarko.
• Pamiršti žmones. Jei darbuotojai nesupranta, kodėl keičiasi tvarka, jie ras būdų ją apeiti.