Užsakymai per Messenger: kaip juos tvarkyti, kad nepasimestų

Kai užsakymai per Messenger gyvena tik pokalbiuose

Konditerė gauna torto užsakymą, siuvėja – uniformos, gėlininkė – puokštės su pristatymu į namus. Viskas vyksta Messenger: dydis vienoje žinutėje, spalva kitoje, adresas trečioje, o atsiėmimo laikas sutartas balso žinute. Kai užsakymų trys, visi telpa galvoje. Kai jų trisdešimt, prasideda klaidos.

Užsakymai per Messenger patogūs pirkėjui ir greiti jums, bet pokalbis nėra užsakymų sąrašas. Jame sunku rasti, kas sutarta galutinai, kas jau sumokėjo ir kuris užsakymas turi būti paruoštas penktadienį. Tą pačią problemą turi rankų darbo gaminių kūrėjai, maisto gamintojai, mažos parduotuvės, valymo ar smulkaus remonto paslaugos, kurias klientai užsisako žinute, ir visi, kurie parduoda per socialinius tinklus.

Pirkėjui irgi nelengva. Jis nežino, ką turi parašyti, todėl į klausimus atsako po vieną, kartais po kelių valandų. Kai kurie, pamatę, kad reikės daug klausinėti, nebeatsako visai.

Kodėl tvarkyti užsakymus pokalbiuose brangu

Tarkime, per savaitę gaunate 10 užsakymų. Kiekvienam išsiaiškinti reikia apie 10 žinučių ir 15 min. jūsų laiko, išdalyto per visą dieną. Be to, kartą per mėnesį pasitaiko klaida: ne tas dydis, ne ta data, pamirštas užrašas.

Skaičiai pavyzdiniai. Į juos neįeina pirkėjai, kurie nesulaukė atsakymo ar pavargo klausinėti ir nusipirko kitur.

Norėdami įvertinti savo atvejį, atsiverskite kelis naujausius užsakymų pokalbius ir suskaičiuokite žinutes nuo pirmo pirkėjo klausimo iki sutarto atsiėmimo. Jei jų daugiau nei penkios ar šešios, nemažą dalį galima sutaupyti jau pirmais dviem žingsniais.

8 žingsniai, kaip sutvarkyti užsakymus per Messenger

1. Užrašykite, ko reikia kiekvienam užsakymui. Sudarykite trumpą sąrašą: kas užsakoma, kiekis, dydis ar spalva, data, atsiėmimas ar pristatymas, adresas, telefonas, ypatingi pageidavimai. Tortui – svoris, skonis, užrašas ir alergijos. Uniformai – matmenys ir mokykla. Gėlių salonui – gavėjo adresas, pristatymo laiko intervalas ir atvirutės tekstas. Valymo paslaugai – adresas, plotas, data ir ar reikia valyti langus. Šis sąrašas – jūsų užsakymo pagrindas, net jei jis popierinis, net jei ji popierinė.
2. Sąrašą paverskite užsakymo forma žinutėje. Kai pirkėjas parašo „noriu užsakyti“, atsiųskite jam užpildomą šabloną: „Dydis – …, spalva – …, atsiėmimo data – …, atsiimsite ar pristatyti – …, telefonas – …“. Pirkėjas tik įrašo savo duomenis, o jūs gaunate užsakymą ta pačia tvarka, kokia jis bus įrašytas žurnale.
3. Užsakymą patvirtinkite žinute su suma ir terminu. Pavyzdžiui: „Patvirtinu užsakymą Nr. 214: šokoladinis tortas, 2 kg, užrašas ‚Su gimtadieniu‘. Suma 48 €. Atsiėmimas penktadienį, 15 val. Jei viskas teisingai, atsakykite ‚Taip‘.“ Tik po atsakymo „Taip“ užsakymas laikomas priimtu. Tokia žinutė apsaugo abi puses nuo „aš sakiau kitaip“.
4. Kiekvieną užsakymą iškart įrašykite į vieną žurnalą. Sąsiuvinis, lentelė skaičiuoklėje ar lenta ant sienos – svarbu, kad vieta būtų viena. Stulpeliai: numeris, data, pirkėjas, kas užsakyta, suma, terminas, apmokėta, būsena. Įrašykite tą pačią minutę, kai gaunate „Taip“, o ne vakare „iš atminties“. Jei užsakymus priima keli žmonės, žurnalas turi būti vienas visiems, o ne kiekvieno savas.
5. Suteikite užsakymui numerį ir paprašykite jį nurodyti mokant. „Mokėjimo paskirtyje nurodykite užsakymo numerį 214.“ Tada banko išraše iškart matote, už ką sumokėta, net jei mokėjo kitas šeimos narys. Jei numerio vis dėlto nėra, ieškokite pagal sumą ir datą ir iškart pažymėkite žurnale, kad kitą kartą nereikėtų ieškoti iš naujo.
6. Mokėjimus sutikrinkite kasdien tuo pačiu metu. Pavyzdžiui, kas rytą 10 min.: atsidarote banko išrašą ir žurnale pažymite, kas sumokėjo. Nepradėkite gaminti, kol nesumokėta sutarta dalis, jei tokia taisyklė jums tinka. Apie tai, kaip pinigus gauti greičiau, rašome straipsnyje, kaip sutrumpinti kelią nuo užklausos iki apmokėjimo.
7. Žymėkite būsenas. „Priimtas“, „Gaminamas“, „Paruoštas“, „Atiduotas“. Užtenka vienos raidės ar spalvos žurnale. Rytą vienu žvilgsniu matote, kas šiandien turi būti paruošta. Siunčiantiems paštu ar į paštomatą pravers būsena „Išsiųsta“ su siuntos numeriu – tada į klausimą „kur mano siunta?“ atsakote per kelias sekundes.
8. Prieš atsiėmimą ar pristatymą parašykite trumpą žinutę. „Jūsų užsakymas Nr. 214 paruoštas, laukiame penktadienį 15 val.“ Taip bus mažiau klausimų „ar jau galima atvažiuoti?“ ir pamirštų atsiėmimų.

Jei užsakymai ateina ne tik per Messenger, bet ir telefonu ar el. paštu, laikykitės tos pačios tvarkos visiems kanalams. Kaip surinkti užklausas į vieną vietą, rašome straipsnyje, kaip nepamesti užklausų iš Messenger, telefono ir el. pašto.

Nebūtina visko įvesti per vieną dieną. Pradėkite nuo užsakymo šablono žinutėje ir patvirtinimo žinutės: jie mažiausiai kainuoja ir iškart sutrumpina susirašinėjimą. Po savaitės pridėkite žurnalą, dar po savaitės – kasdienį mokėjimų sutikrinimą.

Klaidos, kurių vengti

• Laikyti pokalbį užsakymu. Kol užsakymas neįrašytas į žurnalą ir nepatvirtintas, jo nėra. Pokalbis yra tik susirašinėjimas.
• Tvirtinti užsakymą be sumos ir termino. „Gerai, padarysiu“ nereiškia nieko konkretaus. Patvirtinime visada turi būti kas, kiek kainuoja ir kada.
• Įrašyti užsakymus vakare iš atminties. Būtent tada pamirštamas užrašas ant torto ar pakeistas dydis. Įrašykite iškart.
• Tikrinti mokėjimus tik tada, kai prisimenate. Nesutikrinti mokėjimai mėnesio gale virsta valanda paieškų ir nemaloniais klausimais pirkėjams.
• Keisti užsakymą žodžiu ir jo neperrašyti. Jei pirkėjas kažką pakeitė, išsiųskite naują patvirtinimą ir pataisykite žurnalą.
• Tylėti, kol neturite visos informacijos. Jei dar nežinote kainos, vis tiek atsakykite: „Gavau, kainą parašysiu iki 17 val.“ Tyla dažnai pastūmėja pirkėją užsakyti kitur.