Greitesnis apmokėjimas: nuo užklausos iki pinigų per mažiau žingsnių

Kur dingsta dienos tarp užklausos ir pinigų

Klientas paskambino pirmadienį. Kainą jam nusiuntėte ketvirtadienį, nes savaitė buvo pilna. Jis atsakė po savaitės, darbas užtruko dar dvi, sąskaitą išrašėte tik penktadienio vakarą, o pinigai atėjo po mėnesio. Nuo pirmo skambučio iki pinigų – beveik du mėnesiai, nors pats darbas truko kelias dienas.

Taip būna ne tik statybose. Baldų gamintojas laukia, kol klientas patvirtins brėžinį. Renginių maitinimo įmonė – kol bus sutartas meniu ir žmonių skaičius. Autoservisas – kol klientas atsiims automobilį ir sumokės. Internetu prekiaujantis verslas – kol pirkėjas, gavęs sąskaitą žinute, „vakare pervers“.

Greitesnis apmokėjimas dažniausiai prasideda ne nuo priminimų, o nuo trumpesnio kelio. Kiekvienas žingsnis, kuriame klientas turi kažko laukti, ieškoti ar klausti, prideda dienų. Ir dalį tų dienų prarandate ne dėl kliento, o dėl savo pačių užimtumo.

Kiek kainuoja ilgas kelias iki apmokėjimo

Tarkime, užsakymas vertas 1 500 €. Pažiūrėkite, kur dingsta laikas (skaičiai pavyzdiniai):

Pavyzdyje pinigai ateina 24 dienomis anksčiau. Jei per mėnesį atliekate dešimt tokių užsakymų, nuolat „kelyje“ būna daugiau nei dešimt tūkstančių eurų, kurie galėtų jau būti jūsų sąskaitoje: medžiagoms, atlyginimams ir ramesniam miegui. Be to, ilgas kelias kainuoja ir pačius užsakymus. Kol klientas laukia jūsų kainos, jis spėja paklausti kitų.

Yra ir laiko kaina. Kiekvienas ilgas etapas atneša papildomų pokalbių: „ar jau paskaičiavote?“, „kam išrašyti sąskaitą?“, „kokius rekvizitus nurodyti?“. Tarkime, kiekvienam užsakymui tai dar trys skambučiai ar žinutės po 10 min. Dešimčiai užsakymų per mėnesį tai 5 val., o esant 30 € valandos kainai – apie 150 € per mėnesį laiko, kurį galėjote skirti darbui ar poilsiui.

Greitesnis apmokėjimas: 8 žingsniai

1. Surašykite paskutinių 10 užsakymų kelią. Kiekvienam – keturios datos: užklausa, kaina, darbo pabaiga, apmokėjimas. Užtenka sąsiuvinio ar skaičiuoklės. Per pusvalandį pamatysite, kuriame etape stringate labiausiai.
2. Kainą ar bent kainos ribas pasakykite iš karto. Jei tikslios kainos be apžiūros pasakyti negalite, pasakykite, kiek panašūs darbai dažniausiai kainuoja. Kaip pačią sąmatą paruošti tą pačią dieną, rašome straipsnyje apie sąmatos sudarymą.
3. Prie kiekvienos kainos – kitas žingsnis ir data. Ne tik „štai kaina“, bet ir „jei tinka, patvirtinkite iki penktadienio – tada pradėtume kitą savaitę“. Ką daryti, jei klientas vis tiek tyli, aprašėme straipsnyje apie komercinį pasiūlymą be atsakymo.
4. Mokėjimo sąlygas aptarkite prieš darbą, ne po jo. Patvirtinime raštu nurodykite sumą, mokėjimo terminą ir būdą. Kai sąlygos aiškios iš anksto, sąskaita nebūna staigmena. Didesniems darbams verta svarstyti avansą – apie tai plačiau straipsnyje apie avansą už paslaugas.
5. Ilgus darbus padalinkite į etapus. Jei darbas trunka kelias savaites, sutarkite mokėjimą po kiekvieno etapo, pavyzdžiui, po griovimo ir po plytelių klijavimo. Baldų gamyboje – užsakant medžiagas ir pagaminus gaminį. Tada nelaukiate visos sumos projekto pabaigoje.
6. Sąskaitą išrašykite tą pačią dieną. Geriausia – paruoškite ją dar prieš baigdami darbą, kad beliktų išsiųsti. Kiekviena diena tarp darbo pabaigos ir sąskaitos – diena, kurios klientas net neskaičiuoja kaip vėlavimo.
7. Padarykite, kad sumokėti būtų lengva. Sąskaitoje – visa informacija vienoje vietoje: suma, rekvizitai, mokėjimo paskirtis, data. Jei klientas atsiima prekę ar automobilį vietoje, leiskite sumokėti iškart, o ne „vėliau pervesiu“.
8. Kartą per mėnesį patikrinkite rezultatą. Pakartokite pirmą žingsnį su naujais užsakymais. Jei kelias sutrumpėjo – tvarka veikia. Jei ne – ieškokite etapo, kuriame vis dar laukiama.

Jei sąskaita vis dėlto vėluoja, reikia aiškios priminimų tvarkos – kaip ją susidaryti, rašome straipsnyje apie priminimą dėl skolos.

Kur klientai stringa dažniausiai

Peržiūrėję savo užsakymų datas, dažniausiai rasite vieną iš šių stabdžių:

• Sąskaita ateina ne ten, kur bendraujate. Jei su klientu kalbatės žinutėmis, o sąskaitą siunčiate el. paštu, kurio jis beveik netikrina, ji gali gulėti savaitę. Išsiųskite ten, kur jis tikrai pamatys, ir kartu el. paštu.
• Neaišku, kas tvirtina. Šeimoje sprendžia du žmonės, įmonėje – vadovas ar buhalterija. Iš karto paklauskite, kas priims sprendimą ir kam siųsti sąskaitą.
• Trūksta duomenų sąskaitai. Įmonės pavadinimas, kodas, PVM mokėtojo kodas, adresas. Jei jų paklausiate tik darbo pabaigoje, sąskaita vėluoja dar kelias dienas. Paklauskite kartu su užsakymo patvirtinimu.
• Neaišku, ar darbas priimtas. Klientas nemoka, nes „dar norėjo kai ką pažiūrėti“. Darbo pabaigoje sutarkite trumpą perdavimą: kartu apžiūrite, klientas patvirtina, ir tik tada išsiunčiate sąskaitą.
• Sąskaitoje ne tai, dėl ko susitarta. Jei eilutės ar suma skiriasi nuo sąmatos, klientas nemoka, kol nepaklausia, o jūs nepaaiškinate. Prieš siųsdami sutikrinkite sąskaitą su patvirtinta kaina, o papildomus darbus aptarkite dar jų nepradėję.

Pakeitę tvarką, apie tai pasakykite ir esamiems klientams. Užtenka vieno sakinio patvirtinime: „Už darbus mokama dviem dalimis: pirmoji – pradedant darbus, likusi – per 7 dienas po darbo perdavimo.“ Kai sąlygos išdėstytos ramiai ir iš anksto, klientai jas priima daug lengviau.

Stabdžiai skiriasi pagal sritį. Maitinimo įmonė dažniausiai laukia galutinio svečių skaičiaus, todėl verta sutarti datą, iki kada jį galima keisti, ir sąskaitą siųsti kitą dieną po renginio. Prekyboje internetu pinigai stringa, kai pirkėjas gauna rekvizitus atskira žinute ir žada „pervesti vėliau“. Čia padeda aiški suma ir terminas toje pačioje žinutėje. Autoservise pinigai vėluoja, kai automobilis atiduodamas su pažadu „sumokėsiu kitą savaitę“.

Klaidos, kurių vengti

• Rašyti sąskaitą, „kai bus laiko“. Penktadienio vakaro sąskaitos dažnai tampa kitos savaitės sąskaitomis.
• Mokėjimo sąlygas aptarti tik pabaigoje. Tada bet koks terminas atrodo kaip naujiena ir kelia ginčų.
• Per daug žingsnių klientui. Jei klientas turi atskirai prašyti rekvizitų, sąskaitos kopijos ar sumos patikslinimo, kiekvienas klausimas prideda dieną.
• Visą sumą imti tik pabaigoje, kai darbas trunka mėnesį. Taip jūs kredituojate klientą savo pinigais ir laiku.
• Taisyti tik paskutinį etapą. Dažnai daugiausia dienų prarandama ne laukiant pinigų, o ruošiant kainą ar sąskaitą.