Sezoniškumas versle: kaip pasiruošti piko mėnesiams

Sezoniškumas versle: tas pats pikas, ta pati skuba

Pirmą šaltesnę savaitę autoservise telefonas dėl padangų skamba be perstojo. Prieš Kalėdas e. parduotuvė gauna tiek užsakymų, kad pakuoja iki vidurnakčio. Pavasarį aplinkos tvarkytojams ir stogdengiams visi nori „dar šį mėnesį“, o išleistuvių savaitę kirpyklose nebelieka nė vieno laisvo langelio.

Pikas kasmet ateina beveik tuo pačiu metu, bet dažnai jam pasiruošiama tik tada, kai jis jau prasidėjo. Tada savininkas dirba vakarais, klientai laukia per ilgai, atsiranda klaidų, o dalis užsakymų atitenka kitiems. Po kelių savaičių viskas nurimsta – ir kitais metais kartojasi.

Sezoniškumas būna ne tik metinis. Kavinėje pikas – penktadienio vakaras, salone – savaitė prieš šventes, buhalterinių paslaugų įmonėje – metinių ataskaitų ir deklaracijų laikas, e. parduotuvėje – dienos prieš didžiąsias akcijas. Principai tie patys, skiriasi tik mastas.

Kiek kainuoja nepasiruošti pikui

Tarkime, jūsų pikas trunka 6 savaites, t. y. apie 30 darbo dienų. Per dieną galite priimti 10 klientų, o norinčių yra 13.

Skaičiai pavyzdiniai, o visų klientų vis tiek nepriimsite. Tačiau dalį jų galima aptarnauti anksčiau arba vėliau, jei jie apie tai sužino laiku. Būtent tai ir yra pasiruošimas: ne dirbti daugiau, o išdėlioti darbą per ilgesnį laiką.

Savo skaičius rasite praėjusių metų užrašuose: kiek kartų teko atsisakyti, kiek vakarų dirbote ilgiau, kiek užsakymų pavėlavo. Net apytikslis įvertinimas parodo, kiek vertas pasiruošimas.

8 žingsniai, kaip pasiruošti sezono pikui

1. Pasižiūrėkite praėjusius metus. Atsiverskite kalendorių, sąskaitas ar užsakymų sąsiuvinį ir suskaičiuokite užsakymus pagal savaites. Taip pamatysite, kada pikas prasideda, kada būna didžiausias ir kada baigiasi. Užsirašykite datas – kitąmet jų nebereikės spėlioti.
2. Suskaičiuokite tikrą pajėgumą. Kiek darbų per dieną galite padaryti gerai, o ne „jei viskas pavyks“. Įskaičiuokite pertraukas, keliones tarp objektų ir netikėtumus. Šis skaičius – jūsų riba, daugiau neužrašykite. Pavyzdžiui, jei padangų keitimas trunka 40 min., o dirba du žmonės, per 8 val. dieną teoriškai telpa 24 automobiliai. Realiai mažiau, nes vieni vėluoja, o kiti atvažiuoja su papildomais darbais.
3. Atidarykite išankstinę registraciją. Likus kelioms savaitėms iki piko paskelbkite, kad jau galima užsirašyti: Facebook, Google verslo profilyje, prie kasos, sąskaitose. Kas užsirašo anksčiau, tas gauna patogų laiką, o jūs – tolygesnį kalendorių. Pavyzdžiui, autoservisas registraciją padangų keitimui gali atidaryti likus mėnesiui iki įprastos sezono pradžios. Asmeniškai priminti galite tik tiems klientams, kurie sutiko gauti tokius pranešimus.
4. Pasiūlykite priežastį ateiti anksčiau arba vėliau. Ne būtinai nuolaidą. Užtenka garantuoto laiko, trumpesnio laukimo ar galimybės pasirinkti dieną. Kondicionierių montuotojai gali kviesti užsiregistruoti pavasarį, kol dar nekaršta, konditerija – priimti šventinius užsakymus iš anksto.
5. Iš anksto pasirūpinkite žmonėmis ir medžiagomis. Atostogas suplanuokite ne piko metu, papildomas pamainas sutarkite iš anksto. Kaip tai padaryti be chaoso, rašome straipsnyje, kaip sudaryti darbuotojų darbo grafiką. Medžiagas, pakuotes ir atsargas užsakykite anksčiau, nes piko metu jų trūksta ir tiekėjams.
6. Nuspręskite, kas pirmas. Užsirašykite aiškią taisyklę: pavyzdžiui, pirmiausia nuolatiniai klientai, paskui skubūs atvejai, tada visi kiti eilės tvarka. Kai taisyklė yra, nereikia kiekvieną kartą spręsti iš naujo ir aiškintis su klientais. Pasakykite ją ir klientams – aiški eilė kelia mažiau ginčų.
7. Supaprastinkite tai, ką siūlote piko metu. Kavinė gali turėti trumpesnį šventinį meniu, salonas – piko dienomis nedaryti ilgiausių procedūrų, gamintojas – priimti tik standartinius užsakymus. Mažiau variantų – greitesnis darbas ir mažiau klaidų. Apie tai klientams praneškite iš anksto, kad pasirinkimas nebūtų staigmena.
8. Atidėkite tai, kas gali palaukti. Įrangos remontą, naujų paslaugų kūrimą ir didesnius popierių darbus suplanuokite iki piko arba po jo. Piko metu dirbkite tik su tuo, kas uždirba dabar.

Kai rezervacijų daugiausia, labiausiai išauga ir klaidų rizika: tas pats laikas pažadamas dviem klientams. Kaip to išvengti, rašome straipsnyje apie dvigubas rezervacijas. Pikui pasibaigus, skirkite pusvalandį ir užsirašykite, kas pavyko, ko trūko ir ką kitais metais darysite kitaip.

Jei per vieną sezoną visų žingsnių įgyvendinti nespėsite, pradėkite nuo trijų: praėjusių metų datų, pajėgumo ribos ir išankstinės registracijos. Jie duoda daugiausia naudos ir beveik nieko nekainuoja.

Klaidos, kurių vengti

• Pradėti ruoštis, kai pikas jau prasidėjo. Tada nebėra kada nei užsakyti medžiagų, nei pakeisti grafiko. Pasiruošimas vyksta prieš sezoną.
• Užrašyti daugiau, nei galite padaryti. Perpildytas kalendorius reiškia vėlavimus, skubotą darbą ir nepatenkintus klientus. Geriau sąžiningai pasakyti, kada bus laisva.
• Neturėti taisyklės, kas pirmas. Be jos laimi tas, kuris garsiausiai skambina, o nuolatiniai klientai lieka nuskriausti.
• Piko metu daryti viską kaip įprastai. Ilgas meniu, visi paslaugų variantai ir individualūs užsakymai sulėtina darbą tada, kai laikas brangiausias.
• Pamiršti ramiąsias savaites. Sezoniškumas turi ir kitą pusę. Laiką po piko išnaudokite tam, ką atidėjote, ir pasiruošimui kitam sezonui.
• Naujus žmones priimti jau prasidėjus pikui. Pirmąją savaitę naujas darbuotojas dažniau klausia, nei padeda. Jei reikės papildomų rankų, susitarkite ir apmokykite iš anksto.