Kaip sudaryti darbuotojų darbo grafiką be chaoso

Kai grafikas keičiasi greičiau, nei jį spėjate paskelbti

Sekmadienio vakaras. Sėdite prie grafiko kitai savaitei, o telefone jau trys žinutės: „Ar galiu ketvirtadienį neiti?“, „Ar galiu apsikeisti su Laura?“, „Šeštadienį negaliu, sakiau dar praeitą mėnesį.“ Pataisote, išsiunčiate nuotrauką į grupę. Pirmadienį paaiškėja, kad vienas matė seną versiją.

Taip atrodo grožio salono, kavinės, gamybos cecho ar parduotuvės vadovo savaitė. Grafikas sudaromas paskutinę minutę, pageidavimai renkami žodžiu, o pakeitimai vyksta žinutėse, kurių niekas nebesuseka. Rezultatas – piko valandą trūksta žmonių, o ramiu metu jų per daug.

Kiek kainuoja chaotiškas grafikas

Tarkime, vadovaujate kavinei su 10 darbuotojų.

• Grafiko sudarymas ir perdarymas: 3 val. per mėnesį.
• Pakeitimų žinutės ir skambučiai: 10 per savaitę po 5 min., t. y. apie 3,3 val. per mėnesį.
• Per daug žmonių ramiu metu: 2 darbuotojai po 4 val. kas antradienį, kai valanda kainuoja 10 €, – 80 € per savaitę, apie 320 € per mėnesį.
• Per mažai žmonių piko metu: ilgesnė eilė, lėtesnis aptarnavimas ir klientai, kurie išeina nieko nepirkę. Šios sumos niekas nesuskaičiuoja, bet ji tikra.

Jei savo valandą vertinate 30 €, vien jūsų laikas – apie 190 € per mėnesį. Kartu su nereikalingomis valandomis tai daugiau kaip 500 € kas mėnesį.

Darbuotojų darbo grafikas be chaoso: 8 žingsniai

1. Pradėkite nuo apkrovos, ne nuo žmonių. Pažiūrėkite 2–4 savaičių duomenis: kasos čekių skaičių pagal valandas, rezervacijas, užsakymus. Pažymėkite, kiek žmonių reikia kiekvienam laiko tarpui. Salone tai gali būti penktadienio popietė, kavinėje – pietūs ir savaitgalis, gamyboje – savaitė prieš didelį išsiuntimą.
2. Pageidavimus surinkite iki nustatytos datos. Pavyzdžiui, iki mėnesio 15 d. kiekvienas parašo atostogas ir dienas, kai negali dirbti. Į vėliau atsiųstus pageidavimus atsižvelgiama, tik jei įmanoma. Taisyklę paskelbkite visiems vienodai.
3. Turėkite pamainų karkasą. Pasikartojantis savaitės modelis (rytinė, dieninė, vakarinė pamaina, kiek žmonių kiekvienoje) leidžia kas mėnesį keisti tik vardus, o ne kurti viską iš naujo.
4. Paskelbkite laiku ir vienoje vietoje. Viena galiojanti versija, aiškiai pažymėta data: ant sienos, bendrame dokumente ar vienoje grupėje. Senas versijas pašalinkite, kad niekas jomis nesivadovautų.
5. Susitarkite dėl pakeitimų taisyklės. Keistis pamainomis galima, bet tik per atsakingą žmogų ir raštu. Pakeitimas laikomas galiojančiu, kai įrašytas į grafiką, o ne kai du kolegos susitarė koridoriuje.
6. Iš anksto žinokite, kas gali pavaduoti. Paklauskite, kas sutiktų būti rezerve, jei kas nors suserga. Darbas ne pagal grafiką, pavyzdžiui, poilsio dieną, galimas tik su darbuotojo sutikimu ir mokamas daugiau, todėl tai turi būti susitarimas, o ne nurodymas.
7. Nepatogias pamainas skirstykite tolygiai. Savaitgaliai, vakarai ir šventės neturi visada tekti tiems patiems. Kai grafikas sąžiningas, prašymų jį keisti mažėja.
8. Po mėnesio peržiūrėkite. Kur trūko žmonių, kur jų buvo per daug, kiek buvo pakeitimų? Pataisykite karkasą. Dideliems svyravimams per metus verta ruoštis atskirai – apie tai straipsnyje kaip pasiruošti sezono piko mėnesiams.

Pavyzdys: pamainų karkasas grožio salonui

Karkasas – tai ne konkretūs vardai, o kiek žmonių ir kada reikia. Tarkime, salone dirba keturios meistrės, o penktadienio popietę ir šeštadienį klienčių daugiausia (skaičiai pavyzdiniai):

Kavinėje tas pats principas taikomas pietums ir vakarui, gamyboje – pamainoms prie konkrečių įrenginių. Kai karkasas aiškus, mėnesio grafikas sudaromas per valandą: įrašote atostogas, išdėliojate vardus ir patikrinate, ar nepatogios pamainos pasiskirsto tolygiai.

Ką apie grafikus nurodo VDI

Jei įmonėje taikoma suminė darbo laiko apskaita, Valstybinės darbo inspekcijos atmintinėje nurodyta, kad grafikai darbuotojams pranešami ne vėliau kaip prieš 7 dienas iki jų įsigaliojimo. Keisti juos galima tik nuo darbdavio valios nepriklausančiais atvejais (pavyzdžiui, darbuotojo liga ar avarija gamyboje), įspėjus darbuotoją prieš 2 jo darbo dienas. Toje pačioje atmintinėje primenama, kad grafikai neturi viršyti 52 valandų per kiekvieną 7 dienų laikotarpį (neskaičiuojant papildomo darbo pagal susitarimą ir budėjimo), darbdavys turi užtikrinti tolygų keitimąsi pamainomis, o skirti dirbti 2 pamainas iš eilės draudžiama. Darbas poilsio dieną galimas su darbuotojo sutikimu ir apmokamas ne mažiau kaip dvigubai.

Atminkite, kad grafikas yra planas, o ne apskaita. Kiek iš tikrųjų dirbta, žymima atskirai – kaip tai daryti paprastai, rašome straipsnyje apie darbo laiko apskaitą be lapelių.

Šaltinis: VDI atmintinė apie suminę darbo laiko apskaitą. Kokia tvarka taikoma jūsų įmonei, pasitarkite su buhalteriu ar teisininku.

Kaip naują tvarką pristatyti komandai

Taisyklės veikia tik tada, kai jas žino visi. Surinkite komandą trumpam susitikimui arba parašykite vieną aiškią žinutę ir pasakykite tris dalykus: iki kada renkami pageidavimai, kur skelbiamas galiojantis grafikas ir kaip daromi pakeitimai. Paaiškinkite, kodėl tai naudinga ir jiems: grafikas žinomas iš anksto, nepatogios pamainos skirstomos sąžiningai, o susitarimai nepasimeta žinutėse.

Pirmą mėnesį būkite nuoseklūs. Jei kas nors atsiunčia pageidavimą po termino, mandagiai priminkite taisyklę. Jei pakeitimas padarytas be įrašo, paprašykite jį įrašyti. Po dviejų ar trijų mėnesių nauja tvarka tampa įpročiu, o jūsų sekmadienio vakarai prie grafiko – gerokai trumpesni.

Klaidos, kurių vengti

• Sudaryti grafiką paskutinę dieną, kai pageidavimų jau nebeįmanoma suderinti.
• Skirstyti žmones pagal tai, kas „visada sutinka“, o ne pagal apkrovą.
• Laikyti kelias grafiko versijas skirtingose vietose.
• Leisti keistis pamainomis be jokio įrašo.
• Kas savaitę perdaryti visą grafiką, užuot turėjus pastovų karkasą.
• Nepastebėti, kad nepatogios pamainos nuolat tenka tiems patiems žmonėms.