Priminimas apie skolą: kaip priminti apie neapmokėtą sąskaitą

Kodėl priminti apie skolą taip nepatogu

Darbas atliktas, klientas patenkintas, sąskaita išsiųsta. Praeina savaitė, dvi, trys. Pinigų nėra, o jūs vis atidedate žinutę, nes nenorite pasirodyti įkyrūs. Galvojate: „Gal dar palauksiu, juk geras klientas.“

Taip nutinka beveik kiekvienoje srityje. Remonto meistras laukia paskutinės dalies už vonios kambarį. Maitinimo įmonė – apmokėjimo už įmonės renginį. Nedidelė gamintoja, prekiaujanti internetu, – pinigų iš parduotuvės, kuri ima prekes su atidėtu mokėjimu. Autoservisas – iš įmonės, kurios automobilius prižiūri kas mėnesį.

Dažniausiai klientas nesislepia. Jis pamiršo, sąskaita nuskendo pašte arba ją turi patvirtinti kitas žmogus. Todėl priminimas apie skolą nėra konfliktas. Tai įprasta darbo dalis, kaip ir pati sąskaita. Bėdos prasideda tada, kai priminimai atsitiktiniai: kartą parašote, kartą pamirštate, o po dviejų mėnesių pokalbis jau tikrai nemalonus.

Kiek kainuoja vėluojanti sąskaita

Tarkime, mėnesio pabaigoje turite penkias vėluojančias sąskaitas, vidutiniškai po 1 200 €. Skaičiai pavyzdiniai – įsistatykite savo.

Didžiausia kaina – ne valandos, o 6 000 €, kurių neturite tada, kai reikia pirkti medžiagas, mokėti atlyginimus ar mokesčius. Kai pinigai vėluoja, dažnai tenka vėluoti ir patiems arba dengti tarpą iš savo kišenės. Dar viena kaina sunkiai pamatuojama: kuo ilgiau tylite, tuo sunkiau parašyti pirmą žinutę.

Priminimas apie skolą: 8 žingsniai

1. Sąskaitoje rašykite datą, ne „per 14 dienų“. „Apmokėti iki lapkričio 20 d.“ – aišku visiems. Šalia – suma, rekvizitai ir ką rašyti mokėjimo paskirtyje. Kuo mažiau klientui reikia ieškoti, tuo greičiau jis sumoka. Kaip apskritai sutrumpinti laiką iki pinigų, rašome straipsnyje apie kelią nuo užklausos iki apmokėjimo.
2. Susidarykite priminimų eilę iš anksto. Kai tvarka nuspręsta, nebereikia kaskart svarstyti, ar „jau galima“. Pavyzdžiui: 1 diena po termino – draugiška žinutė, 7 dienos – konkretus priminimas, 14 dienų – skambutis, 30 dienų – raštiškas reikalavimas. Dienas pritaikykite savo sričiai, bet laikykitės jų visiems klientams vienodai.
3. Veskite vieną neapmokėtų sąskaitų sąrašą. Skaičiuoklėje ar sąsiuvinyje: klientas, sąskaitos numeris, suma, terminas, kada priminta ir ką klientas pažadėjo. Peržiūrėkite jį kartą per savaitę, pavyzdžiui, pirmadienio rytą. Tada priminimai nepriklauso nuo nuotaikos ir atminties.
4. Pirmas priminimas – trumpas ir draugiškas. Laikykite, kad klientas tiesiog pamiršo. Pavyzdys: „Laba diena, primename, kad vakar baigėsi sąskaitos Nr. 245 (480 €) apmokėjimo terminas. Jei jau sumokėjote – ačiū, šios žinutės nepaisykite. Sąskaitą prisegame dar kartą.“ Iš naujo prisegta sąskaita išsprendžia daugybę „neradau laiško“ atvejų.
5. Antras priminimas – konkretus ir su klausimu. Ne „gal galėtumėte“, o prašymas atsakyti: „Laba diena, sąskaita Nr. 245 (480 €) vis dar neapmokėta, terminas buvo lapkričio 20 d. Parašykite, prašau, kada planuojate sumokėti, kad galėčiau pasižymėti.“ Klausimas „kada“ įpareigoja labiau nei priminimas be klausimo.
6. Jei tyla – skambinkite. Žinutę lengva ignoruoti, skambutį – sunkiau. Kalbėkite ramiai ir klauskite ne „kodėl nesumokėjote“, o „kada galite sumokėti“. Jei klientui sunku, pasiūlykite mokėti dalimis su konkrečiomis datomis. Po pokalbio išsiųskite trumpą žinutę su sutarta data – tai bus jūsų patvirtinimas raštu.
7. Raštiškas reikalavimas – paskutinis žingsnis prieš rimtesnius veiksmus. Rašykite el. paštu, dalykiškai: sąskaitos numeris, suma, pradinis terminas, naujas galutinis terminas ir kas bus, jei jo nesilaikoma. Kokių palūkanų ar išieškojimo išlaidų galite reikalauti, priklauso nuo sutarties ir įstatymų, todėl tokį laišką verta suderinti su buhalteriu ar teisininku.
8. Kol skola neapmokėta, naujų darbų neplanuokite. Mandagiai ir be pykčio: „Kitą užsakymą mielai suplanuosime, kai bus apmokėta ankstesnė sąskaita.“ Tai ne bausmė, o paprasta taisyklė, kuri saugo jūsų pinigus.

Mokėjimus tarp įmonių Lietuvoje reglamentuoja Mokėjimų, atliekamų pagal komercines sutartis, vėlavimo prevencijos įstatymas. Bendrą informaciją apie delspinigius ir palūkanas už pavėluotus mokėjimus rasite Europos e. teisingumo portale, o dėl savo atvejo pasitarkite su teisininku.

Kaip priminti skirtingiems klientams

Ta pati tvarka tinka visiems, bet tonas ir kelias šiek tiek skiriasi.

Įmonė

Įmonėje sąskaitą dažnai apmoka ne tas žmogus, su kuriuo bendravote. Jau pirmame priminime paklauskite: „Gal sąskaitą reikia persiųsti buhalterijai ar kitam žmogui?“ Dažnai paaiškėja, kad ji tiesiog guli kažkieno pašte ir laukia patvirtinimo. Kitą kartą sąskaitą iškart siųskite abiem.

Privatus klientas

Žmogus po remonto, šventės ar automobilio taisymo dažnai tiesiog atidėjo mokėjimą „iki algos“. Čia labiausiai padeda skambutis ir pasiūlymas susitarti dėl konkrečios datos. Rašykite paprastai, be oficialių formuluočių, bet su suma ir data.

Nuolatinis klientas

Su ilgamečiu klientu priminti nepatogiausia, nors būtent jam neretai susikaupia didžiausia skola. Padeda paprasta taisyklė, apie kurią pasakote iš anksto: „Kad nesusikauptų, nuo šiol sąskaitas siųsime kas mėnesį ir prašysime apmokėti iki kito mėnesio 15 d.“ Taip priminimas tampa tvarka, o ne asmeniniu prašymu.

Pirkėjas internetu

Jei prekę rezervuojate iki apmokėjimo, iš karto pasakykite, iki kada ji laukia: „Prekę rezervavome iki penktadienio 18 val. Jei iki tol mokėjimo nebus, ji grįš į pardavimą.“ Aiški riba padeda abiem pusėms ir nereikia vaikytis.

Klaidos, kurių vengti

• Laukti mėnesį „iš mandagumo“. Kuo vėliau parašote pirmą kartą, tuo labiau priminimas atrodo kaip kaltinimas.
• Atsiprašinėti. „Atsiprašau, kad trukdau“ leidžia suprasti, kad sumokėti nėra skubu. Užtenka mandagaus ir dalykiško tono.
• Grasinti pirmoje žinutėje. Dauguma vėluojančių tiesiog pamiršo. Griežtumą pasilikite tiems, kurie neatsako.
• Susitarti tik žodžiu. Po pokalbio visada išsiųskite žinutę su sutarta data ir suma, kad vėliau nekiltų ginčo, kas ką sakė.
• Kiekvienam klientui – vis kitokia tvarka. Vienam primenate po dienos, kitam – po dviejų mėnesių. Vienoda tvarka teisingesnė klientams ir lengvesnė jums.