Kaip pradėti imti avansą už paslaugas ir rezervacijas

Kai užsakymas atšaukiamas, o nuostolis lieka jums

Tortų gamintoja nupirko produktus ir rezervavo visą penktadienio vakarą. Ketvirtadienį klientė parašo: „Šventė atšaukta.“ Svečių namų šeimininkas dėl vienos šeimos atsakė kitiems norintiems atvykti šį savaitgalį, o šeima taip ir neatvažiavo. Baldų gamintojas užsakė plokštes pagal išmatavimus, o klientas po savaitės persigalvojo. Grožio salone trijų valandų procedūrai skirtas laikas lieka tuščias.

Visose šiose situacijose klientas nerizikuoja niekuo, o jūs – laiku, medžiagomis ir kitais klientais, kuriems pasakėte „užimta“. Avansas šią riziką padalija sąžiningiau.

Kiek kainuoja darbas be avanso

Tarkime, kad kiekvienoje situacijoje atšaukimas be įspėjimo nutinka kartą per mėnesį. Skaičiai pavyzdiniai.

Net jei jūsų atveju tai nutinka rečiau, vienas atšauktas didelis užsakymas gali nusverti viso mėnesio smulkius nepatogumus. O nemalonų jausmą, kai klientas „pradingsta“, skaičiais sunku išreikšti.

Svarbu ir tai, kad avansas keičia kliento elgesį dar prieš atšaukimą. Žmogus, kuris jau sumokėjo dalį sumos, dažnai labiau linkęs apie pasikeitusius planus pranešti iš anksto, nes nori perkelti laiką, o ne prarasti pinigus. Jums tai reiškia daugiau laiko atiduoti rezervaciją kitam.

Kada avansas už paslaugas apsimoka

• Paslauga ilga ir užima didelę dienos dalį.
• Medžiagas ar produktus perkate konkrečiam klientui ir kitam jų neparduosite.
• Laikas ribotas: savaitgaliai, šventės, sezono pikas.
• Klientas naujas ir jo dar nepažįstate.
• Tas pats klientas jau yra neatvykęs.

Pavyzdžiui, konditeriui avansas už individualų tortą natūralus, nes produktai perkami konkrečiam užsakymui. Svečių namams – už savaitgalius ir šventes. Remonto ar baldų įmonei – prieš perkant medžiagas pagal kliento išmatavimus. Renginių salės nuomai – prieš rezervuojant datą, kurios kitiems nebesiūlysite.

Trumpoms paslaugoms ir nuolatiniams klientams avansas dažnai nebūtinas. Ten pakanka patvirtinimo prieš vizitą ir aiškios atšaukimo taisyklės – apie tai rašome straipsnyje, kaip sumažinti neatvykusių klientų skaičių.

Kaip pradėti imti avansą už paslaugas: 7 žingsniai

1. Nuspręskite, kam taikysite. Nebūtina visiems iš karto. Pradėkite nuo vienos grupės: naujų klientų, ilgų procedūrų, užsakymų su medžiagomis ar savaitgalio rezervacijų.
2. Pasirinkite dydį. Avansas turėtų padengti bent tai, ką prarastumėte: medžiagas, produktus ar dalį neparduoto laiko. Tai gali būti fiksuota suma, pavyzdžiui, 15 € už vizitą, arba dalis kainos, pavyzdžiui, ketvirtadalis. Per didelis avansas už nedidelę paslaugą atbaido, per mažas – nieko nekeičia.
3. Parašykite sąlygas raštu. Kelis sakinius, kuriuos klientas gauna prieš mokėdamas: kiek mokėti, iki kada, ar avansas įskaitomas į galutinę kainą, kas nutinka atšaukus laiku, atšaukus vėlai ir jei atšaukiate jūs. Pavyzdžiui: „Rezervacija patvirtinama gavus 15 € avansą. Jis įskaitomas į paslaugos kainą. Atšaukus ne vėliau kaip prieš 48 val., laiką galima perkelti arba avansą grąžiname.“
4. Praneškite esamiems klientams iš anksto. Ne tą dieną, kai jie užsirašo, o bent kelias savaites prieš. Paaiškinkite paprastai: „Nuo gruodžio 1 d. ilgoms procedūroms prašysime avanso. Taip galime užtikrinti, kad jūsų laikas tikrai liktų jūsų.“ Nuolatiniams patikimiems klientams galite jo netaikyti – tik pasakykite tai aiškiai. Paskelbkite naujas sąlygas ir ten, kur klientai užsirašo ar užsako, kad naujiems klientams jos nebūtų staigmena.
5. Padarykite mokėjimą paprastą. Kartu su rezervacijos patvirtinimu nurodykite rekvizitus, sumą, mokėjimo paskirtį ir terminą. Rezervaciją patvirtinkite tik gavę pinigus ir tai parašykite klientui. Kuo mažiau žingsnių, tuo greičiau moka – plačiau apie tai straipsnyje, kaip sutrumpinti kelią nuo užklausos iki apmokėjimo.
6. Iš anksto sutarkite, ką darote atšaukus. Atšaukė laiku – perkeliate vizitą arba grąžinate avansą. Atšaukėte jūs – grąžinate visada. Atšaukė vėlai ar neatvyko – nuspręskite iš anksto, pavyzdžiui, ar avansas įskaitomas į perkeltą vizitą, ar grąžinama jo dalis. Ar ir kada avansą galima pasilikti ir kaip jį teisingai pavadinti sąlygose (avansas ar rankpinigiai), pasitarkite su teisininku. Būkite nuoseklūs, bet žmogiški: liga ar nelaimė – ne tas pats, kas pamiršimas.
7. Dokumentus aptarkite su buhalteriu. Gautas avansas turi atsispindėti apskaitoje. Ar reikia išrašyti sąskaitą avansui ir kaip jį įforminti, priklauso nuo jūsų veiklos formos ir to, ar esate PVM mokėtojas. Paklauskite savo buhalterio prieš pradėdami, o jei abejojate, ar sąlygos atitinka vartotojų teises, pasitarkite su teisininku.

Jei klientas nenori mokėti avanso

Kai kurie klientai paklaus, kodėl turėtų mokėti iš anksto. Atsakykite ramiai ir trumpai: avansas užtikrina, kad laikas ar medžiagos bus rezervuoti būtent jam, ir jis įskaitomas į kainą. Jei klientas vis tiek nesutinka, galite pasiūlyti laiką, kuris nėra paklausus, arba trumpesnį vizitą be avanso. Nedarykite išimčių vien todėl, kad nepatogu – kitaip taisyklė greitai išnyks.

Sąlygų pavyzdys, kurį galite pritaikyti

Žemiau – pavyzdinis tekstas. Pakeiskite sumas ir terminus pagal savo paslaugą ir, prieš naudodami, parodykite jį buhalteriui ir teisininkui:

• Rezervacija patvirtinama gavus avansą – 20 € (arba ketvirtadalį užsakymo sumos).
• Avansą prašome sumokėti per 2 darbo dienas nuo rezervacijos, kitaip laikas atlaisvinamas.
• Avansas įskaitomas į galutinę kainą.
• Atšaukus ne vėliau kaip prieš 48 val., laiką galima perkelti arba avansas grąžinamas.
• Atšaukus vėliau ar neatvykus, avansas įskaitomas į vieną perkeltą vizitą per 30 dienų.
• Jei rezervaciją atšaukiame mes, avansą grąžiname visą.

Šešių eilučių pakanka. Kuo trumpiau ir aiškiau, tuo mažiau klausimų ir ginčų vėliau.

Po pirmo mėnesio peržiūrėkite, kaip sekasi: kiek klientų sumokėjo avansą be klausimų, kiek atsisakė, kiek atšaukimų buvo laiku ir kiek vėlai. Jei atsisako daug, galbūt avansas per didelis arba sąlygos paaiškintos per vėlai. Jei atšaukimų beveik nebeliko, galite svarstyti, ar taikyti avansą ir kitoms paslaugoms.

Klaidos, kurių vengti

• Imti avansą be rašytinių sąlygų. Kai neaišku, kas nutinka atšaukus, ginčas beveik garantuotas.
• Pranešti apie avansą paskutinę minutę. Klientas, sužinojęs apie jį tik užsirašydamas, jaučiasi spaudžiamas.
• Prašyti per daug už nedidelę paslaugą. Tada nebeateina ir tie, kurie būtų atėję.
• Taikyti skirtingas taisykles be paaiškinimo. Išimtys galimos, bet jos turi būti aiškios.
• Nesekti, kas sumokėjo. Jei pinigų gavimo netikrinate prie kiekvienos rezervacijos ir apie tai nepranešate klientui, po mėnesio nebeaišku, kurios rezervacijos galioja, o klientai rašo dar kartą klausdami.
• Neatiduoti avanso, kai atšaukėte jūs. Tai greičiausias būdas prarasti klientą ir gauti blogą atsiliepimą.