Sandėlio apskaita: kaip žinoti, kiek ko liko

Kai likučiai – tik vieno žmogaus galvoje

Rytas, brigada jau objekte, ir paaiškėja, kad baigėsi klijai. Kažkas važiuoja į parduotuvę, kiti laukia. Kavinėje sekmadienio vakarą baigiasi pienas, nes niekas nepastebėjo, kad jo liko viena dėžė. E. parduotuvėje dienos užsakymai paruošti, bet nebėra tinkamo dydžio dėžučių. Grožio salone klientė jau kėdėje, o reikiamo atspalvio dažų nebeliko.

Visais šiais atvejais prekė nebuvo pamesta. Tiesiog niekas nežinojo, kad jos mažėja. Likučius „žino“ vienas žmogus, dažniausiai savininkas, ir tik apytiksliai. Kai jis atostogauja ar serga, sandėlis tampa loterija.

Yra ir priešinga problema: lentynose guli tai, ko seniai niekam nereikia, nes „buvo pigiau imant daugiau“, arba tai, kas nupirkta dar kartą, nežinant, kad jau yra. Abi problemos turi tą pačią priežastį – nėra paprastos tvarkos, kas, kada ir kaip žiūri į likučius.

Gera žinia ta, kad mažam sandėliui sudėtinga apskaita dažniausiai nereikalinga. Reikia kelių aiškių susitarimų, kurių laikosi visi, ne tik savininkas.

Kiek kainuoja netvarkinga sandėlio apskaita

Tarkime, dirba trijų žmonių brigada, kurios darbo valanda kainuoja 20 €. Pavyzdinis mėnesio skaičiavimas:

Pavyzdyje vien per mėnesį susidaro apie 400 € ir dar beveik 7 valandos, kurias galėjote skirti darbui. Prie to pridėkite pinigus, įšaldytus perteklyje: jei lentynose 2 000 € vertės prekių, kurios nejuda, tai pinigai, kurių neturite apyvartai.

Savo atvejį įvertinsite per mėnesį: kiekvieną kartą, kai kas nors pritrūksta ar tenka skubiai važiuoti, užsirašykite, kas tai buvo ir kiek laiko kainavo. Dažniausiai paaiškėja, kad problemų sukelia ne visas sandėlis, o kelios tos pačios prekės.

8 žingsniai, kaip susitvarkyti sandėlio likučius

1. Atrinkite svarbiausias prekes. Nereikia iš karto skaičiuoti kiekvieno varžto. Surašykite 20–30 prekių, be kurių darbas sustoja arba kurias perkate dažniausiai. Nuo jų ir pradėkite.
2. Kiekvienai nustatykite minimalų kiekį. Tai kiekis, kurį pasiekus jau reikia užsakyti. Paprasta taisyklė: kiek sunaudojate per laiką, kol prekė atvežama, ir dar atsarga. Pavyzdžiui, per darbo dieną sunaudojate 2 maišus mišinio, o tiekėjas atveža per 3 darbo dienas: tai 6 maišai ir 2 atsargai, tad minimalus kiekis – 8 maišai.
3. Kiekvienai prekei – viena vieta. Ta pati prekė neturi gulėti trijose vietose. Ant lentynos priklijuokite etiketę su pavadinimu ir minimaliu kiekiu, kad bet kas iš karto matytų, ar jau laikas užsakyti.
4. Kas paima – tas pažymi. Tai svarbiausias susitarimas. Užtenka lapo prie sandėlio durų ar bendros lentelės telefone: data, prekė, kiekis, kam ar kuriam objektui. Jei paėmus prekės liko mažiau nei minimumas, žmogus tai pažymi iš karto, o ne „pasakys vėliau“.
5. Turėkite vieną užsakymo dieną. Pavyzdžiui, kiekvieną antradienį ryte vienas žmogus peržiūri pažymėtas prekes ir pateikia užsakymą tiekėjams. Skubūs užsakymai tarp tų dienų tampa išimtimi, o ne kasdienybe. Be to, sujungę kelias smulkias prekes į vieną užsakymą, dažnai sutaupysite ir pristatymo išlaidų, ir laiko, kurį sugaištate skambindami tiekėjams.
6. Inventorizaciją darykite dalimis. Vietoje vienos didelės dienos kartą per metus kas savaitę suskaičiuokite po vieną lentyną ar prekių grupę. Taip klaidos išaiškėja greičiau, o niekas nepraranda visos dienos. Dėl oficialios inventorizacijos tvarkos pasitarkite su buhalteriu.
7. Kartą per ketvirtį peržiūrėkite perteklių. Kas nejudėjo tris mėnesius? Gal galima grąžinti tiekėjui, parduoti su nuolaida ar sunaudoti kitame darbe. Svarbiausia – nebeužsakyti to paties dar kartą. Jei kokią nors prekę nuolat tenka nurašyti, nes baigiasi jos galiojimas (kavinėje, salone), sumažinkite jos minimalų kiekį arba pirkite mažesnėmis pakuotėmis.
8. Paskirkite atsakingą žmogų. Ne savininką, jei tik įmanoma. Vienas žmogus atsako, kad užsakymo diena įvyktų, o lapai prie durų būtų pildomi. Kiti tiesiog laikosi taisyklės „paėmei – pažymėk“.

Pavyzdys: paprasta likučių lentelė

Lentelei užtenka kelių stulpelių. Ją galima turėti popieriuje prie sandėlio durų arba bendroje skaičiuoklėje:

Stulpelį „Reikia užsakyti“ pažymi tas, kas paima prekę ir pamato, kad liko mažiau nei minimumas. Užsakymo dieną atsakingas žmogus peržiūri tik pažymėtas eilutes, todėl peržiūra užtrunka kelias minutes, o ne valandą. Autoservise tokia pati lentelė tinka alyvai, filtrams ir dažniausiai keičiamoms detalėms, gamybos ceche – žaliavoms ir pakuotėms.

Jei medžiagos perkamos konkretiems objektams, verta tuo pačiu metu susitvarkyti ir čekių apskaitą pagal objektus. Tada matysite ne tik, kiek ko liko, bet ir kur tai panaudota.

Pirmą mėnesį tvarka dar girgždės: kas nors pamirš pažymėti paėmimą, užsakymo diena kartą nusikels. Tai normalu. Užuot priekaištavę, kiekvieną savaitę trumpai aptarkite, kas pavyko ir kas ne, ir, jei reikia, pakoreguokite minimalius kiekius. Po kelių savaičių žymėjimas tampa įpročiu, o klausimas „ar dar turime?“ nuskamba vis rečiau.

Klaidos, kurių vengti

• Pradėti nuo visko iš karto. Bandymas surašyti kiekvieną smulkmeną dažniausiai baigiasi tuo, kad po dviejų savaičių niekas nebepildo.
• Pasikliauti „aš žinau“. Atmintis veikia, kol nesate atostogose ar kol prekių nedaug. Užrašyti likučiai veikia visada.
• Pirkti daugiau vien dėl nuolaidos. Pigiau nupirkta prekė, kuri guli metus, nėra pigi.
• Nustatyti minimalius kiekius ir jų nebeperžiūrėti. Sezonas, nauji darbai ar kitas tiekėjas keičia sunaudojimą, tad kartą per ketvirtį skaičius verta patikrinti.
• Bausti už klaidas žymėjime. Jei žmonės bijo pažymėti, kad paėmė per daug ar sugadino, jie nustos žymėti visai.