Kaip tvarkyti čekius ir išlaidas pagal objektus

Kai čekiai kaupiasi kišenėse ir automobilyje

Mėnesio pabaiga. Buhalterė primena, kad laukia dokumentų. Jūs išverčiate ant stalo voką, dar kelis čekius randate automobilio durelėse, vieną – džinsų kišenėje, jau išblukusį. Pirkote statybinėje parduotuvėje, degalinėje, ūkinių prekių parduotuvėje. Bet kuriam objektui buvo tie 14 maišų glaisto – Žirmūnų butui ar sodybai Kretingoje?

Tai pažįstama ne tik remonto meistrams. Renginių organizatorius perka dekoracijas keliems renginiams iš karto, aplinkos tvarkymo įmonė – augalus ir trąšas skirtingiems klientams, autoservisas – detales konkrečiems automobiliams, vežėjas – degalus skirtingiems maršrutams. Visur ta pati bėda: čekis yra, bet nežinia, kam jis priklauso.

Kiek kainuoja čekių krūva

Tarkime, per mėnesį susikaupia 60 čekių, o savo valandą vertinate 30 €.

Paskutinė eilutė svarbiausia. Jei 300 € medžiagų „pakimba“ niekur, objektas atrodo pelningesnis, nei yra iš tikrųjų, o kitą kartą jį vėl įkainosite per pigiai.

Čekių apskaita pagal objektus: 7 žingsniai

1. Nufotografuokite čekį tą pačią dieną. Geriausia – iškart prie kasos ar sėdus į automobilį. Taisyklė paprasta: pirmiausia nuotrauka, tada važiuojame. Jei čekis išbluks ar pasimes, nuotrauka išgelbės.
2. Iškart pažymėkite objektą. Susidarykite objektų sąrašą su trumpais pavadinimais, pavyzdžiui, „Liepų 5“, „Kavinė Centras“, „Renginys 12-14“. Trumpinį užrašykite ant čekio arba nuotraukos pavadinime. Jei pirkinys keliems objektams, pažymėkite, kaip padalyti sumą. Kuo anksčiau tai padarysite, tuo mažiau spėliosite vėliau.
3. Nuotraukas laikykite vienoje vietoje. Vienas aplankas kiekvienam mėnesiui telefone ar bendrame diske arba atskiras pokalbis, skirtas tik čekiams. Ne galerijoje tarp šeimos nuotraukų ir ne penkiuose skirtinguose pokalbiuose.
4. Originalus dėkite į vieną voką. Kiekvienam mėnesiui – atskiras vokas ar aplankas, automobilyje – dar vienas, kad čekis nekeliautų per kišenes. Ar buhalterei reikalingi originalai ir kiek laiko juos saugoti, paklauskite jos pačios.
5. Tegul fotografuoja tas, kas perka. Jei medžiagas perka darbuotojai, taisyklė ta pati ir jiems: nuotrauka, objekto žyma, originalas į voką. Sutarkite, kad be čekio išlaidos nekompensuojamos.
6. Kartą per savaitę sutikrinkite. Penktadienį 15 min.: palyginkite įmonės kortelės ar sąskaitos operacijas su čekių nuotraukomis. Trūkstamą čekį dar galima susirasti ar paprašyti parduotuvės kopijos, kol nepraėjo mėnuo.
7. Veskite paprastą išlaidų sąrašą. Skaičiuoklės lentelė su stulpeliais: data, tiekėjas, suma, objektas, kas pirko, ar yra nuotrauka ir originalas. Mėnesio gale sudėkite sumas pagal objektą ir kartu su nuotraukomis bei voku perduokite buhalterei sutartą dieną.

Kai išlaidos pagal objektą aiškios, lieka vienas žingsnis iki tikro atsakymo, ar objektas uždirbo. Kaip prie medžiagų pridėti darbo valandas ir kitas išlaidas, rašome straipsnyje kaip sužinoti, kuris objektas iš tikrųjų uždirba. Valandas pagal objektą galima rinkti panašiu principu – apie tai straipsnyje apie darbo laiko apskaitą.

Kaip įvesti šią tvarką komandoje

Jei perkate tik jūs, užtenka vieno sprendimo ir savaitės įpročio. Jei perka keli žmonės, tvarką verta pristatyti aiškiai:

• Parodykite vieną pavyzdį. Nufotografuokite čekį, užrašykite objekto trumpinį ir įdėkite į bendrą aplanką darbuotojų akivaizdoje. Tai užtrunka mažiau nei minutę, ir visi mato, kad tai nesudėtinga.
• Duokite objektų sąrašą. Visi naudoja tuos pačius trumpinius, kitaip mėnesio gale turėsite „Liepų“, „Liepų 5“ ir „pas Joną“ – tą patį objektą trimis pavadinimais.
• Kiekvienam automobiliui – vokas. Popieriniai čekiai keliauja ten, o ne į kišenes.
• Pirmą mėnesį tikrinkite dažniau. Kelis kartus per savaitę peržiūrėkite aplanką ir iškart priminkite tiems, kurie pamiršo. Vėliau užteks savaitinės patikros.

Išlaidų sąrašo pavyzdys ir žymos skirtingoms sritims

Taip gali atrodyti kelios mėnesio sąrašo eilutės (duomenys pavyzdiniai):

Objekto žyma kiekvienoje srityje gali būti kitokia. Remonto ir statybų įmonei tai objekto adresas. Autoservisui patogiau užsakymo numeris ar automobilio valstybinis numeris. Renginių organizatoriui – renginio pavadinimas ir data, vežėjui – maršrutas ar automobilis. Grožio salonui „objektas“ dažniau yra paskirtis: priemonės procedūroms, prekės perpardavimui, salono remontas. Taip mėnesio gale matote, kiek kainuoja procedūrų priemonės ir ar uždirbate iš prekių pardavimo. E. parduotuvei verta žymėti prekių grupę arba užsakymą, jei pirkote pakuotes ar prekes konkrečiam didesniam užsakymui. Svarbu tik viena: žymos turi būti vienodos visiems, kurie perka. Išlaidoms, kurių neįmanoma priskirti vienam objektui (degalai keliems objektams, įrankiai), turėkite atskirą žymą „bendros išlaidos“.

Klaidos, kurių vengti

• Fotografuoti čekius tik mėnesio gale, kai pusė jų jau išblukusi ar pamesta.
• Objekto nežymėti iš karto ir tikėtis, kad prisiminsite.
• Maišyti asmeninius ir įmonės pirkinius viename čekyje. Jei taip nutiko, pažymėkite, kuri dalis įmonės.
• Pirkti didesnius kiekius be įmonės rekvizitų. Kokio dokumento reikia jūsų atveju, pasitarkite su buhalteriu.
• Perduoti buhalterei voką be jokio sąrašo ir laukti, kad ji pati išsiaiškins.
• Darbuotojų pirkinius kompensuoti be čekio ir be objekto žymos.