Kaip apskaityti darbuotojų darbo valandas be lapelių

Kai valandos išmėtytos po lapelius ir žinutes

Mėnesio paskutinė diena. Ant stalo – brigadininko sąsiuvinis, telefone – žinutės „šiandien 9 val., rytoj nebūsiu“, dar keli lapeliai iš automobilio. Reikia sudėti valandas atlyginimams, o pusės dienų jau niekas neprisimena. Vienas darbuotojas sako, kad dirbo 10 val., kitas – kad šeštadienį buvo objekte, nors to niekur nėra.

Taip būna statybų ir remonto brigadose, valymo įmonėse, gamybos cechuose ir kavinėse. Bėda ne žmonėse, o tvarkoje: valandos užrašomos skirtingose vietose, skirtingu laiku ir skirtingai.

Kiek kainuoja chaotiška darbo laiko apskaita

Tarkime, turite 8 darbuotojus, o savo valandą vertinate 30 €. Klientams darbo valandą skaičiuojate po 25 €.

Prie to pridėkite nepasitikėjimą. Kai darbuotojas mano, kad jam nesumokėjo už valandas, o jūs manote, kad jis pridėjo, kenčia abu.

Ką darbo laiko apskaitai nustato teisės aktai

Valstybinė darbo inspekcija (VDI) primena, kad darbdavys privalo tvarkyti darbuotojų darbo laiko apskaitą. Išimtis – darbuotojai, dirbantys nekintančios trukmės darbo dienas (pamainas) ir tą patį dienų skaičių per savaitę. Tačiau ir jiems viršvalandžius, darbą naktį, švenčių ir poilsio dienomis darbdavys privalo apskaityti. Apskaita tvarkoma darbdavio patvirtintos formos žiniaraščiuose, kurie gali būti pildomi ir saugomi elektroniniu būdu. Darbuotojas turi teisę susipažinti su savo darbo laiko apskaita ir neatlygintinai gauti žiniaraščio išrašą.

VDI taip pat nurodo, kad viršvalandžius, darbą švenčių dienomis, poilsio dienomis (jei jos nenustatytos grafike), naktį ir pagal susitarimą dėl papildomo darbo darbdavys privalo apskaityti iki kitos darbo dienos darbovietėje pabaigos. Dar viena svarbi detalė iš VDI atmintinės: darbo grafikai nėra darbo laiko apskaitos dokumentai. Grafikas yra planas, o apskaita – kiek iš tikrųjų dirbta. Kaip sudaryti patį planą, rašome straipsnyje apie darbuotojų darbo grafiką.

Šaltiniai: VDI: „Ką svarbiausia žinoti tampant darbdaviu“; VDI atmintinė apie suminę darbo laiko apskaitą. Dėl savo įmonės atvejo pasitarkite su buhalteriu ar teisininku.

Darbo valandos be lapelių: 7 žingsniai

1. Žymėkite kasdien, ne mėnesio gale. Darbo dienos pabaigoje tai užtrunka minutę. Po trijų savaičių atmintis jau nebetiksli, o ginčas neišvengiamas.
2. Viena vieta ir vienas formatas visiems. Tai gali būti popierinis žurnalas objekte ar cecho sienoje arba bendra skaičiuoklės lentelė. Svarbu, kad ne lapeliai ir ne žinutės keliuose telefonuose. Stulpeliai: data, darbuotojas, objektas ar darbas, pradžia, pabaiga, pertrauka, valandos, pastaba.
3. Valandas skirkite pagal objektą ar užsakymą. Statybų brigadai tai objektas, valymo įmonei – kliento adresas, gamybai – užsakymas. Kavinei dažnai pakanka pamainos. Tada mėnesio gale matysite ne tik atlyginimų valandas, bet ir kiek laiko suvalgė kiekvienas darbas. Kaip tai panaudoti skaičiuojant pelną, rašome straipsnyje kuris objektas iš tikrųjų uždirba.
4. Paskirkite, kas tvirtina. Brigadininkas, pamainos vadovas ar jūs pats kartą per savaitę peržiūri įrašus ir juos pažymi kaip patvirtintus. Neaiškumai sprendžiami tą pačią savaitę, kol visi dar prisimena.
5. Nestandartines valandas žymėkite atskirai. Viršvalandžiams, naktiniam darbui, darbui poilsio ir švenčių dienomis skirkite atskirą stulpelį ar žymą. Jos skaičiuojamos kitaip, o VDI nurodo jas apskaityti iki kitos darbo dienos pabaigos.
6. Savaitinė patikra ir mėnesio suvestinė. Penktadienį 15 min. užtenka patikrinti, ar visi įrašai yra. Mėnesio gale sudedate valandas pagal žmogų ir pagal objektą: pirmoji suvestinė keliauja buhalterei atlyginimams, antroji lieka jums.
7. Leiskite darbuotojams matyti savo valandas. Kai žmogus kas savaitę mato, kas apie jį užrašyta, ginčų mėnesio gale beveik nelieka. Be to, darbuotojas ir taip turi teisę susipažinti su savo apskaita.

Kaip pereiti nuo lapelių per vieną mėnesį

Naują tvarką lengviausia įvesti nuo mėnesio pradžios. Pirmą savaitę paaiškinkite komandai, kodėl keičiate: ne tam, kad kontroliuotumėte, o kad mėnesio gale nebūtų ginčų ir atlyginimas būtų suskaičiuotas teisingai. Parodykite, kur ir kaip žymėti, ir pirmas kelias dienas patys patikrinkite įrašus vakare. Antrą savaitę patikrą perduokite brigadininkui ar pamainos vadovui. Mėnesio gale palyginkite: kiek laiko užtruko suvestinė ir kiek kilo klausimų. Pirmas mėnuo parodys, kur dar stringa.

Kaip tai atrodo skirtingose srityse

Principas tas pats, skiriasi tik tai, kur ir kas žymi:

• Statybų ar remonto brigada: žurnalas pas brigadininką arba bendra lentelė. Kiekvieną vakarą jis įrašo visus brigados žmones ir objektą, kuriame jie dirbo. Jei per dieną buvo du objektai, valandos padalijamos.
• Valymo įmonė: darbuotojas po kiekvieno kliento pažymi adresą, atvykimo ir išvykimo laiką. Iš to matyti ne tik atlyginimo valandos, bet ir kurie klientai užima daugiau laiko, nei sutarta.
• Kavinė ar restoranas: pamainos pradžia ir pabaiga fiksuojama vienoje vietoje prie darbo vietos, o pamainos vadovas dienos pabaigoje patikrina, ar įrašai sutampa su tuo, kas buvo.
• Gamybos cechas: valandos žymimos pagal užsakymą ar gaminių partiją, kad matytumėte, kiek darbo iš tikrųjų pareikalavo konkretus užsakymas.

Žurnalo eilutė gali atrodyti taip (duomenys pavyzdiniai):

Klaidos, kurių vengti

• Laikyti grafiką ir apskaitą tuo pačiu. Grafike – planas, apskaitoje – faktas.
• Surinkti valandas tik mėnesio gale iš atminties ir žinučių.
• Leisti kiekvienam žymėti savaip: vieniems „8“, kitiems „8–17“, tretiems „visa diena“.
• Nepaskirti, kas tvirtina. Tada niekas nepatikrina, kol neiškyla ginčas.
• Pamiršti pertraukas ir kelionės laiką. Iš anksto sutarkite, kaip juos žymėti, o dėl jų teisinio vertinimo pasitarkite su buhalteriu.
• Įrašus taisyti be pastabos. Pataisymą visada pažymėkite ir parašykite, kas ir kodėl taisė.